המלצות לתקשורת אלקטרונית מכובדת-מנומסת יעילה ועניינית

השימוש הרב והרצוף בשיחות טלפון והודעות אלקטרוניות, הביא רובנו לתקשורת מהירה בהודעות קטנות ומקוטעות ברצף, שגורמות ומוסיפות לצמידות מיותרת למכשירים האלקטרוניים. ואילו מטרת הטלפונים החכמים לייעל את התקשורת ולעזור לנו לחסוך זמן.

לפיכך, להלן הצעות לתיקון ואיזון שימוש נכון שיפחית את התקשורת המיותרת עד המפריעה:

  1. שימוש בשיחת טלפון מתאים בעיקר לייעוץ (עסקי/אישי/ערכי) או להסבר מורכב, ואילו להעברת מסר קטן ופשוט - עדיף בהודעה אלקטרונית:
  2. לעיתים קורה שצד מסוים רוצה להודיע מסר קטן ופשוט לצד השני, אך הוא מנסה להשיג את הצד השני טלפונית, ואילו הצד השני אינו זמין (מכל סיבה שהיא[2] , ואז לאחר מכן שוב אחד הצדדים מנסה להתקשר לצד השני, ולעיתים עוד מספר פעמים יש 'טלפון שבור' עד ששני הצדדים זמינים ומצליחים לשוחח ולהעביר את המסר הקטן והפשוט.
  3. במקום זאת, ישנו פתרון קל ונוח לכך, והוא בשליחת הודעה אלקטרונית קטנה ופשוטה, ואז הצד השני ייקרא אותה בזמנו כשפנוי. עדיף לשלוח הודעה כזו בתוכנה/יישומון כמו 'ווטסאפ' או 'פייסבוק', שבהן ניתן לראות שהצד השני קיבל וקרא את ההודעה (סימון צבע כחול/'נראה').
  4. כאשר הצד השני קיבל וקרא את ההודעה ויודע שהצד הראשון רואה שהוא קרא וקיבל, אז כבר אין צורך להחזיר הודעה מיותרת כמו: "קיבלתי" או "תודה" וכדומה, אשר תגרום לשימוש מיותר של בדיקת הפלאפון/מחשב רק לתגובה כזו, אלא יגיב רק אם יש לו תגובה מהותית (או תודה מיוחדת).
  5. אם בכל זאת הצד השני רוצה להיות נחמד/מנומס/מכבד/מוסרי וכן לענות הודעה של "קיבלתי" או "תודה", הרי שככל שסביר שההתקשרות בין הצדדים תמשיך להתנהל בימים הקרובים, כך ראוי לשלבה בתחילת השיחה או ההודעה הבאה החדשה (והמהותית)..
  1. הפחתת מספר הפעמים של בדיקת הודעות בפלאפון/במחשב:
  2. מעבר לאמור לעיל על המיותרות וההפרעה של תגובה "תודה" או "קיבלתי" וכדומה, הרי שלעיתים מתנהל דיון או דיאלוג התכתבותי. גם בדיון כזה, ראוי לרכז בתגובה אחת כמה שיותר מלאה (אפשר ומומלץ שיהיה בה רווחים בין השורות עם נושאים שונים), במקום הרבה הודעות קטנטנות בשליחות נפרדות (המכונה: "סימוס יתר"). זו עבודת טובה על מידת הסבלנות של האדם, וודאי שהיא בסיס חוכמה לחיים: "חָזִיתָ--אִישׁ, אָץ בִּדְבָרָיו: תִּקְוָה לִכְסִיל מִמֶּנּוּ" (משלי כט').
  3. הדבר מקבל משנה תוקף ועובר להפרעה חמורה בדיון אלקטרוני של קבוצות (במיוחד קבוצת ווטסאפ), וכאן החלוקה לשני סוגי מסרים היא שונה: (לרוב) מטרת קבוצה היא להעביר הודעות חיוניות, ואילו חברי הקבוצה יעקבו פחות (וחלקן אף יעזבו) כאשר ישנן עודף הודעות מיותרות בדיון הקבוצתי, ולכן מומלץ כאשר רוצים להגיב הערות ותודות קטנות שרלוונטיות בעיקר לכותב-המפרסם, לשלוח הודעה אישית רק לו. יתרון נוסף לכך הוא היכולת לחפש בתוך שרשור הודות הקבוצה ולחפש הודעה חשובה, במקום להתפזר בין הודעות אישיות ותגובות נימוסיות מיותרות.
  1. התנהלות נכונה באימיילים-דוא"ל: כותרת ושרשור
  2. האימייל-דוא"ל מהווה כלי עבודה יעיל וחשוב לרוב העבודות המודרניות, וגם בו מומלץ להשתמש בחוכמה:
  3. אם ההתכתבות הינו בנושא קיים עם כותרת רלוונטית, אזי ראוי לחזור לאותו מייל עם כותרת הנושא, ואז לשלוח הודעה נוספת באמצעות 'השב' לאותו גורם, ואם רוצה לצרף גורם נוסף/אחר, ניתן למחוק ולהוסיף נמענים מבלי לשנות את הכותרת – וכך נשמר השרשור.
  4. עם זאת, כאשר מוסיפים נמענים חדשים, צריך לבדוק שההודעות הישנות מהשרשור רלוונטיות גם להם – אחרת יש למחוקם.
  5. אם רוצים לשלוח אימייל-דוא"ל חדש, הרי שראוי תחילה לנסח כותרת מתאימה שתוכל לשמש המשך שרשור באותו נושא.
  6. יתרון הכותרת שמתאימה לנושא ובה שרשור הודעות רלוונטיות, מנגישה ומקלה למצוא מלל מסכת התכתבויות על קבציהם.
  7. יוער כי הודעות של אימיילים-דוא"ל מתאימות בעיקר להודעות רשמיות ו/או עם קבצים, ואילו נקודות קטנות עדיף בצ'אט ולפי ההנחיה לעיל בסעיף 1.

הצעות אלו באות כדי להגדיר ולחדד את המושגים "כבוד", "נימוסין", "מוסר תקשורי" וכדומה, ובעיקר כדי לייעל וצמצם לנוחות של כמות השימוש בתקשורת האלקטרונית העודפות. בנוסף על כך, הרי שהתנהלות כזו מוכחת כבריאה ומועילה:


[2] אלא מעדיף להתנהל פרונטאלית עם הבריות או להתרכז בעבודתו.

כניסות: 1044
קטגוריה: תקשורת עידכון אחרון ב-שלישי, 20 אוקטובר 2020 נכתב על ידי מנהל אתר הדפסה דואל

באתר זה אין זכויות יוצרים: מותר להפיץ ללא צורך בציון המקור